Graag neem ik je mee in een week uit Tom’s leven. Hij had altijd al een volle agenda, maar sinds hij thuiswerkt loopt het de spuitgaten uit. Kijk maar:
- Alle blokjes zijn TEAMS-vergaderingen.
- Rood = MOET hij bij zijn.
- Groen = optioneel, maar hij wordt natuurlijk niet voor niets uitgenodigd.
Dit gaat natuurlijk niet – Tom kan niet in twee of drie meetings tegelijk zijn. Dus maakt hij keuzes. Valt er later in, gaat er eerder uit. En dat doet iedereen.
Gevolg: Effectiviteit van meetings holt achteruit, frustratie, gedoe.
Het moet anders, maar hoe?
Ik vroeg aan mijn netwerk op LinkedIn: ‘Is dit herkenbaar? Hoe gaan jullie hiermee om? Tips?’
Wow! Ik werd overspoeld met reacties en berichten. Het is een hot item.
De beste tips
Tom en ik hebben ze allemaal doorgenomen en hij maakte een selectie van de tips die hem het meest aanspraken. Zie hieronder. Als je Tom’s probleem herkent, scroll er dan eens doorheen:
- Een TED-talk over ‘How to save the world (or at least yourself) from bad meetings‘ . Tom: ‘Sinds ik dit gezien heb, denk ik anders over mijn tijd.’
- ‘Maak een teamcontract: hoe gaan we om met collectieve werkdruk. Want als het met één medewerker zo gaat, zal het ook bij de rest ook zo zijn.’
Tom: ‘Ja, dat klopt. Veel collega’s doen dit ook en die paar die het beter regelen, vinden we beetje asociaal’.
- ‘Laat de rode MOET-vergaderingen steeds meer vervangen door rode MOED- vergaderingen. De MOED om echt ja of nee te zeggen en geen ja maar. De groene vergaderingen skip je sowieso. Houd Moed Tom.’
Tom: ‘Ja, ik begrijp het. Dank je wel.’
- Meeting standaard 45 minuten maken. Sturen op duidelijk doel en agenda.
Tom: ‘Goeie tip. Ga ik overleggen met collega’s.’
- ‘Kijk eens naar “25 minute meetings” (startend op hele/halve uren) als alternatief voor back2back één uur meetings met een late start en rommelig einde. Second best: half uur meetings. Die gebruik ik zelf en zijn vaker wel dan niet genoeg, zeker remote, zeker met tijdzones.’
Tom: ‘Interessante link.’
- ‘Ik zeg alles skippen en de zon ☀️ in! Zonder gekheid, alleen de aanblik van deze agenda zou me gek maken. We kunnen ons niet focussen op teveel dingen tegelijk.’
Tom: ‘Haha goed advies. En van dat focussen, dat klopt.’
Nieuwsgierig geworden? Dit en nog veel meer in de originele post op LinkedIn.
Tom was blij met alle reacties en ‘kan er wel wat mee’.
En toch… mijn voorspelling is dat er weinig zal veranderen.
De tips zijn heel goed en Tom is niet dom. Dus er is niets dat Tom in de weg staat om stevig regie te nemen over zijn agenda. En toch zal er weinig veranderen. Ik verwacht dat Tom over een half jaar nog op exact dezelfde manier werkt.
Het probleem zit ‘m namelijk ergens anders.
Tom vindt het moeilijk om grenzen te stellen. Iets houdt hem tegen om te zeggen wat hij wil. Hij neemt het zich telkens voor, maar als puntje bij paaltje komt is het gemakkelijker om gewoon mee te doen met de rest. Vervolgens baalt hij daar weer van.
Zolang Tom geen manier heeft gevonden om grenzen te stellen en die helder te communiceren – op een manier die past bij zijn collega’s en bij de cultuur – zal er niets veranderen. Alle goeie tips en trucs ten spijt.
Herkenbaar?
In je team, bij je medewerker, bij jezelf? Het kan anders. Neem contact op of bel direct 06 52 372 572, dan bespreken we de situatie en de mogelijke oplossingen. Coronaproof natuurlijk.
De werkelijkheid is spannend genoeg
Ik krijg de vraag of deze agenda echt is. Jazeker! Ik verzin er niks bij, de werkelijkheid is spannend genoeg. Om de anonimiteit te waarborgen in mijn verhalen verander ik namen, maak ik van een man een vrouw (of andersom) of wijzig ik de plaats van handeling. Maar de kern is altijd waar.
