Feedback wordt gezien als dé remedie tegen bijna alle kwalen waar kenniswerkers last van kunnen hebben.

• Dé oplossing voor slechte sfeer door roddel en achterklap? Een feedbacktraining!
• Dé oplossing voor achterblijvende resultaten? Een feedbacktraining!
• Dé oplossing voor betere onderlinge communicatie? Ha, je raadt het al.
• De oplossing voor te gezellige collega’s die je van je werk houden? Jawel…

Kennelijk is feedback – kritiek geven – een vaardigheid, iets wat je gewoon moet dóen. Elkaars gedrag en keuzes becommentariëren is iets wat je gemakkelijk in een training kunt leren. Want als je elkaar respectvol aanspreekt en zegt wat je op je lever hebt kun je vervolgens weer als even goede vrienden verder.

De vaardigheid ‘feedback geven’ leer je via de ‘ik-ik-jij’-techniek. Deze gaat als volgt:
(Nb. De tekst tussen de haakjes is naar believen te vervangen door eigen voorbeelden.)

–  ‘(Dennis), ik wil even met je praten.’
–  ‘Ja, natuurlijk, wat is er?’
–  ‘Ik stoor me namelijk aan het feit dat (je vandaag alweer je stukken niet op tijd aanlevert). Daar heb ik last van omdat (ik zo mijn planning niet haal). Herken je dat?’
–  ‘Ja, ik snap heel goed wat je bedoeld. Het is ook zo druk, ik doe wat ik kan! Maurice wil dat ik voor het X- dossier de spullen snel afwerk. Heeft voorrang boven alles, zegt –ie.’
–  ‘Nou,ik ben blij dat je het herkent. Ik stel dan ook voor dat jij (vanaf nu mijn werk prioriteit geeft boven dat van Maurice).’
– ‘OK, ik doe mijn best.’

Heel goed! De ‘ik-ik-jij’-techniek’ is perfect toegepast, de sfeer blijft prima, Dennis luistert aandachtig en pffft, gelukkig, hij voelt hij zich niet aangevallen. Toch zal Dennis niet aan mijn verzoek voldoen. Hoe kan dat? Aan de techniek ligt het niet, de ‘ik-ik-jij’-methode is perfect gebruikt. Aan Dennis ligt het ook niet; hij snapt mijn probleem en is van goede wil.

Maar wat dan?

De echte redenen waarom je kritiek van je collega accepteert – en hij of zij van jou – liggen dieper. Dit zijn ze:

1. Jullie hebben een band
Het is simpel: als het je een worst zal zijn wat je collega van je vindt, gaat de kritiek het ene oor in, het andere oor uit. Er is een onderlinge band nodig om samen te werken. Zo’n band ontstaat door het uitwisselen van persoonlijke dingen, door de ander te betrekken bij je werk, door gezamenlijke ervaringen. Zodat je weet wat je aan elkaar hebt.

2. Jullie zijn het eens over het gewenste doel
Het helpt enorm als je het als collega’s eens bent over een gezamenlijk te bereiken doel. Dat kan simpelweg een inhoudelijk doel zijn (aanstaande woensdag een doortimmerd advies de deur uit) maar ook het streven naar ‘de werkdruk evenwichtig verdelen’ of ‘wij willen zowel intern als extern onze afspraken nakomen’ maakt dat je je vrijer voelt om het te zeggen als je afwijkingen opmerkt.
Let op: het gaat hier dus om een gezamenlijk geformuleerd doel dat door allen zeer gewenst wordt!

3. Jullie hebben het lef om elkaar aan te spreken
‘Wie ben ik om commentaar te geven op haar werk? Ze zal wel denken…’
Dergelijke gedachtes belemmeren je om een collega aan te spreken, en zeker om je leidinggevende feedback te geven. Realiseer je dat je jezelf met deze gedachten in een ‘kind’-rol zet ten opzichte van je collega of leidinggevende. Die geef je een soort ‘ouder’-rol. Zie je het voor je? Als kind durf je de ouder niet aan te spreken, bang voor straf: afkeuring of boosheid. Daar zit je dan als hoog opgeleide kenniswerker :-).
Dus – get yourself together en spreek de ander aan op zijn functie en maak het niet persoonlijk. Houdt het feitelijk en wordt niet emotioneel (want dat is de kind-rol) en zorg dat je niet bestraffend klinkt (reacties van een ouder).
Oefen dit door elkaar regelmatig om feedback te vragen.

4. Jullie zetten door,  juist als het moeilijk wordt
Feedback geven is nodig voor een goede samenwerking- altijd en overal. Met collega’s en leidinggevenden. En thuis. Laat dus van je horen! Het vergt oefening en het is spannend. Maar het loont, want het is:

• Goed voor je zelfrespect – je zegt wat je denkt, jouw hart is geen moordkuil
• Goed voor je ontspanning – zeggen wat je denkt helpt enorm tegen stress
• Goed voor je invloed en rol in het team
• Goed voor de resultaten van het werk, het team werkt efficiënter
• en doordat jij kritiek geeft, geef je anderen impliciet toestemming hetzelfde te doen. En zo te groeien in zelfrespect, invloed en rol in het team.

5. Jullie zijn niet zuinig met feedback
Wanneer aan de genoemde voorwaarden is voldaan, is het geven van feedback vanzelfsprekend en geaccepteerd. Daar heb je echt geen trucje meer voor nodig.

Schema: het fundament van feedback

Conclusie: Het klopt! Kritiek geven en nemen is inderdaad de remedie tegen veel kwalen van kenniswerkers.
Wat niet klopt, is dat het een simpel trucje is, een vaardigheidje dat je leert in een middagje, zoals een training Outlook.
Het fundament van feedback leg je in één dag, door:

• De tijd nemen te om met je collega’s te praten over jullie manier van samenwerken.
• Samen onderzoeken wat de sterke en zwakke punten zijn.
• Naar elkaar uitspreken, luisteren en willen begrijpen waar het spaak loopt. Discussiëren over de oplossingen. Desnoods boos worden, gefrustreerd, maar het wel uitspreken!
• Samen bepalen wat het doel is van de samenwerking, waar je elkaar op moet aanspreken om het doel te halen.

En dan: doorzetten! Ook als het moeilijk is.
Kritiek geven is een kunst die je leert in de praktijk van alledag.
Een goed fundament voor feedback is onmisbaar.

Wil je meer weten over de ‘Kunst van kritiek’, neem contact op met Heldere Zaken.
Vieve ter Laak